Las empresas y los colaboradores deben adaptarse a la nueva realidad y los desafíos que conlleva el trabajo remoto en casa.

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virtuales

Laborar bajo una modalidad completamente online no fue una elección de las compañías. Mucho menos lo son videoconferencias a las que el ejecutivo se ve sometido día a día tras un año de confinamiento.

Estas reuniones a veces kilométricas, en ocasiones fueron matizadas por cuestiones como ser falla de la red de internet, dificultades con la cámara web y sonidos sorpresivos en el ambiente. Y como olvidar los episodios graciosos que muchos tuvimos y que fueron capaces de relajar un poco los encuentros.

Cómo las reuniones virtuales llegaron para quedarse, es importante tener claro algunos puntos que no debemos olvidar para que nuestra reunión sea profesional y productiva.   

Logística: Algo tan sencillo, pero a la vez importante al momento de acordar una reunión o cita, ya sea con miembros de su empresa o un potencial cliente, es el incluir la fecha y hora de inicio de esta, código de acceso, números de teléfono de contacto en caso de que el audio esté apagado y su línea directa para enviarle un mensaje de texto si tienen problemas. Esto no solo es para evitar inconvenientes sino también por cortesía e imagen profesional de la empresa.

Mantener abierto solo el programa de reunión: Se recomienda siempre mantener solamente activo el programa de Zoom, Teams o cualquier otro programa de videoconferencias. Este punto es importante porque mantiene estable el consumo de la red de internet. Muchas personas no reparan en que él al tener abiertos buscadores, imágenes, editores de video o el mismo correo electrónico, pueden significar una reducción considerable en la calidad del audio y video de su reunión, sin mencionar el consumo de la memoria RAM de su máquina dificultando la estabilidad de la videoconferencia.

Apagar el micrófono: Algo que al inicio de la pandemia generó muchos problemas en incontables reuniones, fue el hecho que las personas no apagaban su micrófono al terminar de hablar. Este factor se debe a la falta de costumbre, pero genera incomodidad en los demás participantes por ruidos extraños o algún comentario que no tenía relación con el tema de la conferencia. Es necesario aprender los atajos de los teclados para silenciar de manera más eficiente el micrófono al terminar de hablar.

Siempre mirar a la cámara: A pesar de que suele ser incómodo para los principiantes mirar a la pequeña cámara, ya sea de un smartphone o una PC por ver la pantalla, cuando estamos en una reunión es fundamental para aumentar la conexión con las personas.

Si se le hace muy difícil mirar al pequeño lente de su laptop, practique el siguiente ejercicio:

Tome una nota Post-It y rómpala en dos pequeños trozos de 1 pulgada: en uno dibuje una carita sonriente y en el otro, la palabra “SONRISA” y colóquelos a cada lado de su webcam, esto ayudará a no tener un rostro enojado en reposo y sonreír cuando hablamos con los demás.

Usar auriculares: Los programas como Zoom o Teams, los cuales son los más populares en términos empresariales para realizar videoconferencias con excelentes con retroalimentación y eco reverberación, pero es posible que algunos sistemas no funcionen bien con su hardware cuando escuche a los asistentes a través de sus parlantes. Por eso es recomendable invertir en auriculares ya sea análogos o inalámbricos para evitar ecos o problemas de audio, algo que es muy común en las conferencias.

Vestimenta formal: A pesar de trabajar en casa, la formalidad debe mantenerse lo más posible al momento de iniciar una sesión de reunión virtual, tratando de evitar de mostrarse en ropa para dormir o sin ducharse. No es necesario usar traje completo, pero lucir presentable connota la imagen personal y profesional.

Solicitar retroalimentación sobre la reunión: Cuando se asiste a reuniones virtuales, especialmente si no hay video involucrado, se pierde la capacidad de leer expresiones faciales y lenguaje corporal, por eso es necesario los comentarios sobre que les parece a los participantes la reunión, con un intervalo de 10 a 15 minutos.

Con estas reglas se puede llevar a cabo reuniones más eficientes y productivas en momentos donde muchas empresas luchan por sobrevivir ante los abates de la pandemia.